従業員サイト公開にあたり、以下の手順にて作業実施をお願いいたします。
なお、同じ内容は、関連項目：「［マニュアル］従業員サイト公開までの流れ（Web年調申告サービス（自社運用））」でもご確認いただけます。
目次
1. メールアドレス登録
1.1. 管理者アドレス登録
2. 人事・続柄連携
2.1. 人事・続柄連携
3. マスタメンテナンス
3.1. 続柄マスタ登録
4. 紙申告対象者設定
4.1 紙申告対象者設定
5. 保険料データ設定（任意）
5.1. 保険会社提供ファイル取り込み
6. 貼付台紙設定
6.1 貼付台紙設定
7. オプション設定
7.1. メール通知テンプレート管理
7.2. お知らせ管理
8. 公開処理
8.1. 締め処理
8.2. 帳票出力指示
8.3. メール通知指示
1. メールアドレス登録
1.1. 管理者アドレス登録
従業員様宛に送信する「Web入力依頼」などの電子メールに対し、従業員様が返信を行った場合の返信先となるアドレスを登録します。併せて、同画面「Web年調利用開始/終了日」もご登録ください。
「Web年調利用開始/終了日」について、関連項目「Web年調会社情報の「利用開始日」について知りたい」でもご確認いただけます。
1) メニューから『Web年調会社情報』赤枠の「Web年調利用開始/終了日」、「管理者アドレス欄にメールアドレス」を入力し、「更新」ボタンを押下し、登録してください。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『システム設定』－『Web年調会社情報』
「Web年調利用開始日」/「Web年調利用終了日」にて、従業員サイトを利用可能な期間を設定する。
「管理者アドレス」にて、「管理者サイト」から従業員宛に送信する電子メールに対して従業員が返信を行なった場合、当項目に登録したメールアドレス宛に返信メールが送信される。
2. 人事・続柄連携
2.1. 人事・続柄連携
各種申告書の作成（Webで入力・紙に起票）にあたり必要な人事情報・続柄情報を［人事管理］タブ－[人事]から［関連システム］タブ－[Web年調]に連携します。
0)事前準備
［人事管理］タブ－[人事]－『人事マスタ入力』－『人事基本情報』の
「明細配信用メールアドレス」をご登録ください。
従業員サイト公開にあたって、「Web入力依頼」などの各従業員への通知メールは、
「明細配信用メールアドレス」（または従業員ポータルサイトから登録する「サブメールアドレス」）に送信されます。
通知メールの配信が必要な場合、各従業員のメールアドレスが未登録の状態で人事連携を行うと、
通知メールが送信されず「Web入力依頼」など通知ができません。
▼操作画面：［人事管理］タブ－[人事]－『人事マスタ入力』－『人事基本情報』
「明細配信用メールアドレス」の登録有無を確認。必要に応じ入力のうえ、「更新」を押下する。
会社として「サブメールアドレス」の利用を許可している場合、従業員様がご自分で設定をされれば、「明細配信用メールアドレス」ではなく、「サブメールアドレス」宛に各種通知が届く。
1) [人事・続柄連携]赤枠の「続柄連携」ボタンを押下し、続柄連携を行ってください。
［人事管理］タブ－[人事]から［関連システム］タブ－[Web年調]に続柄マスタが連携されます。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『作業開始』－『人事・続柄連携』
「続柄連携」ボタンを押下し、「再読込」を押下すると連携状況が確認可能。
2) 続いて、「人事連携」を行います。
①赤枠内のチェックボックスから、連携対象とする社員の条件を選択し、
「連携対象者確認」ボタンを押下してください。
「連携対象者確認」ボタン押下後、連携対象者の一覧をExcelで出力することができます。
※初回操作時は、「追加」「更新」「削除」全てにチェック（レ）をお願いいたします。
②連携対象者の一覧に認識相違がないことを確認後、
「人事連携」ボタンを押下し、人事連携を行ってください。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『作業開始』－『人事・続柄連携』
3. マスタメンテナンス
3.1. 続柄マスタ登録
「従業員サイト」にて従業員様が家族情報を追加・修正する際に必要な「続柄」の情報を登録します。
1)当画面にて「表示」にチェック（レ）が付いている「続柄」が「従業員サイト」に表示されます。
（「表示」のチェックを外すと、入力画面のプルダウンに表示されない）
配偶者・直系尊属として従業員に選択させたい続柄にチェック（レ）をしてください。
「従業員サイト」にて家族情報を登録する際、データの整合性チェックに使用します。
配偶者、直系尊属、表示の設定が完了後、「更新」ボタンを押下してください。
※ 内容確定済みの件数が１件以上の続柄は、除外（チェックOFF）することができません。
※『従業員サイト公開』処理を実施時に、［人事管理］タブ－[人事] 家族情報の『配偶者』
『直系尊属』登録データを『続柄マスタ』にて設定した値に洗い替えを実施します。
この処理は、家族情報で間違って登録されていた『配偶者』『直系尊属』のデータを従業員様に
公開する前に正しい登録値に補正することを目的としています。
つきましては、『続柄マスタ』の設定を間違えないようご注意ください。
※ 従業員申請をご利用のお客様は上書き更新をいたしません。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『マスタメンテナンス』－『続柄マスタ』
配偶者・直系尊属として従業員に選択させたい続柄にチェックすることで「従業員サイト」にて家族情報を登録する際、データの正誤性チェックに使用可能。
「従業員サイト」に表示させる必要がない続柄は、表示のチェック（レ）を外す。
チェック（レ）を付け終わったら「更新」を押下。
4. 紙申告対象者設定
4.1 紙申告対象者設定
［関連システム］タブ－[Web年調]に人事連携された従業員様は、「Web申請」として初期値が設定されます。紙で各種申告書を回収する従業員様は、「紙申請」に設定を変更してください。
なお、修正対象者が多い場合、外部取込での一括変更も可能です。
詳細な操作方法は「紙で申告する従業員が多い 外部取込など一括で設定する方法はあるか」をご確認ください。
1) 該当の従業員を「検索」し、設定を変更する従業員の「編集」ボタンを押下します。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『作業開始』－『社員管理』
「検索」を押下し、「社員一覧」に表示された従業員の「編集」を押下する。
2) 赤枠内の「年末調整手段」を、「紙申請」に変更してください。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『作業開始』－『社員管理』
「年末調整手段」を「紙申請」に変更し「更新」を押下する。
5. 保険料データ設定（任意）
5.1. 保険会社提供ファイル取り込み
団体保険料を取り込みすることで、「従業員サイト」にあらかじめ保険料を表示することが可能です。
保険会社から受領するデータの形式により取込操作が異なるため、詳細は「団体保険料の外部取込方法を確認したい」をご確認ください。
※「従業員サイト」公開前であれば、外部取込にて金額取込をすることが可能です。
※「従業員サイト」公開後にデータ入力をする場合は、1人ずつ画面から入力するか、従業様に団体
保険分の入力も依頼するかのいずれかになります。
6. 貼付台紙設定
6.1 貼付台紙設定
1) 貼付台紙の印字内容の設定を行います。
従業員様が各種保険の証明書など、提出物を送付する際に利用する台紙の印字内容を設定します。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[ポータル]－『システム設定』－『貼付台紙設定』
「貼付台紙設定」にて、任意の文言を入力し、「更新」を押下
（「サンプル出力」を押下することで、「ダウンロード」欄より印字イメージを確認することも可能）
7. オプション設定
7.1. メール通知テンプレート管理
1) 従業員様に配信する各種メールのテンプレートを設定・変更することが可能です。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『システム設定』－『メール通知テンプレート管理』
「メール種別」より、設定・修正したい種別を選択する。
テンプレートの表示内容を必要に応じて修正し、「更新」を押下する。
＜ご参考＞
「更新後確認用メール送信」を押下すると、メールをテスト送信することが可能です。配信されるメールの確認にご活用ください。なお、「1.1 管理者アドレス登録」にて設定したメールアドレス宛に配信されます。
7.2. お知らせ管理
1) 「従業員サイト」に表示する「お知らせ」の文面を追加・設定変更が可能です。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『システム設定』－『お知らせ管理』
「追加」を押下し、入力画面へ。
各項目を入力のうえ、「更新」を押下する。
＜ご参考＞
「従業員サイト」掲載イメージ
8. 公開処理
8.1. 締め処理
1) 表示されている「作業状況」を確認後、以下の6項目を「選択（採番）」してください。
全て「選択（採番）」すると、「従業員サイト公開」ボタンが活性化します。
「従業員サイト公開」を押下し、従業員サイトを公開してください。
・「申告書情報確認者」・「翌年年間所得見積額( 本人・配偶者)」
・「障害者手帳提出」 ・「保険料利用形態」
・「用紙通番順」 ・「電子的控除証明書利用」
※いずれの項目も、1度「選択（採番）」すると後から変更することはできません。
※8.3. メール通知指示などを実施することで、従業員サイトへの入力が可能となったことを従業員様に通知できます。（「従業員サイト公開」ボタンを押下しても、サイトが公開されたという通知は自動で飛びません）
※当画面6項目の詳細な説明は
「「従業員サイト」公開時に選択すべき締め処理画面の各項目について」をご確認ください。
※当画面6項目のうち、「用紙通番順」のみ先に「採番」のうえ、8.2. 帳票出力指示の手順より
紙申請者用の各種申告書を出力することは可能です。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『Web年調管理』－『締め処理』
赤枠内の各項目を、全て「選択（採番）」のうえ、右下の「従業員サイト公開」を押下する。
注意：「従業員サイト公開」の押下だけでは、従業員様へメールは配信されません
メール配信をする場合は、8.3. メール通知指示 を行ってください
8.2. 帳票出力指示
1) 紙申請する従業員様に、各申告書を出力・印刷のうえ配布してください。
なお、8.1. 締め処理の「用紙通番順」を「採番」する前に帳票を出力すると、帳票上部に
「SAMPLE」の文字が印字されます。必ず「用紙通番順」を「採番」後に出力作業を実施して
ください。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『作業開始』－『帳票出力指示』
①「帳票一覧」より出力したい帳票にチェック（レ）をつける。
②印字範囲を選択する（「全印字」を選択することで、会社名だけでなく従業員様の基本的な
人事情報もプレ印字される）。
③「出力条件」にて「年末調整手段」が「紙申請」を選択する。
上記必要事項を選択のうえ、「作成」を押下しPDFを出力、帳票を印刷する。
8.3. メール通知指示
1) 「従業員サイト公開」後、メール通知指示をすることで従業員様は「従業員サイト」にアクセスの
うえ各申告書情報の入力を開始できます。
「社員検索」より検索後、「社員一覧」に表示された方が通知メールの送信対象者となります。
「従業員サイト公開」後、全従業員様に一斉にメール送信し一斉に入力開始とすることも、
メール送信対象者を限定し、段階的に入力開始とすることも可能です。
▼操作画面：［関連システム］タブ－[Web年調]－『作業開始』－『社員管理』
「社員検索」より、メールを送信したい対象者を「検索」する。
「社員一覧」に表示された方がメール送信の対象者となる。
送信対象者を確認のうえ、「メール通知」を押下する。
「メール種別」より「Web入力依頼」を選択し、「メール送信」、「はい」を押下する。
※「はい」を押下すると、即配信されます。
---Web年調SPOT北海道
関連項目
- ［マニュアル］従業員サイト公開までの流れ（Web年調申告サービス（自社運用））
-
マニュアル掲載先（Web年調申告サービス自社運用）
- 従業員サイト公開までの流れ(自社運用).pdf
- Web年末調整申告サービス・管理者マニュアル.pdf
- Web年調会社情報の「利用開始日」について知りたい
- サブメールアドレスとは？（従業員ポータル）
- 〈ポータル：無〉サブメールアドレスとは？
- 紙で申告する従業員が多い 外部取込など一括で設定する方法はあるか
- 団体保険料の外部取込方法を確認したい
- 「従業員サイト」公開時に選択すべき締め処理画面の各項目について